W skrócie
Po śmierci bliskiej osoby pracownik może mieć prawo do płatnego zwolnienia od pracy nazywanego potocznie urlopem okolicznościowym. Nie jest ono odejmowane od urlopu wypoczynkowego.
Wymiar zależy od relacji ze zmarłym. 2 dni przysługują w razie zgonu i pogrzebu małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy. 1 dzień przysługuje przy śmierci siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka oraz osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
To nie jest zwykły urlop wypoczynkowy
Zwolnienie okolicznościowe ma odrębną podstawę prawną. Oznacza to, że nie musisz wykorzystywać jednego lub dwóch dni z puli urlopu wypoczynkowego, aby uczestniczyć w pogrzebie albo załatwiać sprawy bezpośrednio związane ze śmiercią.
Za czas tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
Prawo to dotyczy pracowników zatrudnionych w ramach stosunku pracy. Przy umowie zlecenia czy B2B nie działa automatycznie w taki sam sposób — wtedy znaczenie ma umowa lub ustalenia z podmiotem, dla którego wykonujesz pracę.
Ile dni przysługuje
2 dni
Przy zgonie i pogrzebie:
- małżonka,
- dziecka,
- ojca,
- matki,
- ojczyma,
- macochy.
1 dzień
Przy zgonie i pogrzebie:
- siostry,
- brata,
- teściowej,
- teścia,
- babki,
- dziadka,
- innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika,
- innej osoby pozostającej pod jego bezpośrednią opieką.
Relacje rodzinne są określone konkretnie. Przykładowo śmierć ojczyma małżonka nie daje automatycznie prawa do dwóch dni tylko dlatego, że osoba była bliska rodzinie.
Co zrobić krok po kroku
1. Poinformuj pracodawcę możliwie szybko
Śmierci zwykle nie da się przewidzieć, dlatego nie ma sensu czekać z informacją do czasu zebrania wszystkich dokumentów.
Napisz do przełożonego lub kadr, że wystąpiła okoliczność uprawniająca do zwolnienia i wskaż, w jakich dniach chcesz z niego skorzystać.
2. Wskaż relację ze zmarłym
To pozwala ustalić wymiar zwolnienia. Nie trzeba opisywać szczegółów śmierci ani sytuacji medycznej.
3. Ustal termin wykorzystania
Przepisy wiążą zwolnienie z konkretną okolicznością — zgonem i pogrzebem. Nie oznacza to jednak, że dzień wolny musi przypadać dokładnie w dniu ceremonii.
Może być potrzebny np. na organizację pogrzebu, wizytę w USC albo inne czynności bezpośrednio związane ze zdarzeniem.
Ważne, aby istniał realny związek czasowy i funkcjonalny między zwolnieniem a okolicznością.
4. Przedstaw dokument do wglądu, jeśli pracodawca go wymaga
W praktyce może to być akt zgonu. Nie oznacza to, że pracodawca ma prawo zatrzymać oryginał.
Jeżeli nie masz jeszcze dokumentu, poinformuj kadry i ustal, kiedy można go okazać.
5. Sprawdź dodatkowe uprawnienia
Jeżeli dwa dni nie wystarczą, możesz rozważyć zwykły urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie lub inne dostępne rozwiązania.
Zwolnienie z powodu siły wyższej ma inną podstawę i dotyczy pilnych spraw rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, dlatego nie należy automatycznie traktować go jako dodatkowego „urlopu po śmierci”.
Czy dwa dni muszą być wykorzystane razem
Przepisy określają wymiar zwolnienia, ale nie nakazują co do zasady wykorzystania dwóch dni kolejno.
Jeżeli np. jeden dzień jest potrzebny na formalności przed pogrzebem, a drugi na samą ceremonię, można ustalić z pracodawcą wykorzystanie zgodne z celem zwolnienia.
Nie odkładaj jednak drugiego dnia na odległy termin bez związku ze zdarzeniem.
Co jeśli osoba nie jest wymieniona w katalogu
Sam fakt bardzo bliskiej relacji emocjonalnej nie zawsze tworzy prawo do ustawowego zwolnienia.
Przy osobie spoza katalogu może jednak mieć znaczenie, czy pozostawała na Twoim utrzymaniu albo pod bezpośrednią opieką. Jeżeli nie, możesz skorzystać z innych form wolnego po uzgodnieniu z pracodawcą.
A co z teściami, partnerem i dalszą rodziną
Śmierć teściowej lub teścia daje prawo do jednego dnia.
Partner lub partnerka nieformalna nie są wymienieni wprost jako małżonek. Możliwość jednego dnia może powstać, jeśli taka osoba pozostawała na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką, ale wymaga to oceny konkretnej sytuacji.
Przy dalszej rodzinie również nie należy automatycznie zakładać prawa do zwolnienia.
Czy trzeba brać wolne na pogrzeb
Nie. Zwolnienie jest uprawnieniem, nie obowiązkiem. Jeżeli pogrzeb odbywa się w dzień wolny i nie potrzebujesz dodatkowego czasu, nie musisz wykorzystywać dni tylko dlatego, że formalnie Ci przysługują.
Wynagrodzenie
Za okres zwolnienia okolicznościowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
To kolejna różnica między tym rozwiązaniem a niektórymi innymi formami zwolnień od pracy.
Termin
Przepisy nie wskazują jednej sztywnej liczby dni od śmierci, w której trzeba wykorzystać urlop okolicznościowy. Wolne powinno pozostawać w związku ze zdarzeniem — może służyć nie tylko udziałowi w pogrzebie, ale też załatwieniu związanych z nim formalności. Termin warto uzgodnić z pracodawcą możliwie szybko.
Najczęstsze pytania
Ile dni przysługuje po śmierci rodzica?
2 dni po śmierci i w związku z pogrzebem ojca lub matki.
Ile dni po śmierci babci lub dziadka?
1 dzień.
Czy urlop okolicznościowy zmniejsza urlop wypoczynkowy?
Nie. To odrębne zwolnienie od pracy.
Czy muszę wykorzystać wolne w dniu pogrzebu?
Nie musi to być wyłącznie dzień pogrzebu, ale zwolnienie powinno pozostawać w związku z konkretną okolicznością.
Czy pracodawca może poprosić o akt zgonu?
Może wymagać udokumentowania okoliczności. Dokument zwykle okazuje się do wglądu; nie ma potrzeby pozostawiania oryginału.
Co dalej
Jeżeli zmarły był pracownikiem, sprawdź również Odprawa pośmiertna. Jeśli był objęty ubezpieczeniem grupowym, zajrzyj do Polisa na życie po śmierci.