W skrócie
Po śmierci bliskiej osoby najtrudniejsze bywa nie samo wykonanie formalności, ale ustalenie co zrobić najpierw, a co może poczekać. Nie musisz w pierwszych dniach zamykać kont, rozwiązywać wszystkich umów ani kończyć postępowania spadkowego. Najpierw trzeba przejść przez sprawy związane ze stwierdzeniem i rejestracją zgonu oraz organizacją pochówku. Dopiero później warto przejść do świadczeń, banków, ubezpieczeń, umów i spadku.
Najbezpieczniej myśleć o całym procesie etapami. Część spraw ma termin liczony w dniach, inne w miesiącach. Największe ryzyko błędu pojawia się wtedy, gdy rodzina próbuje zrobić wszystko naraz albo odkłada sprawy, które mają ustawowy termin.
Od czego zacząć w pierwszych godzinach
Jeżeli śmierć nastąpiła w domu, pierwszym krokiem jest stwierdzenie zgonu i uzyskanie karty zgonu. Jeżeli bliska osoba zmarła w szpitalu, placówka medyczna prowadzi tę część procedury i przekazuje rodzinie informacje dotyczące dokumentów oraz odbioru ciała.
Karta zgonu jest potrzebna do zgłoszenia zgonu w urzędzie stanu cywilnego. Po rejestracji zgonu USC sporządza akt zgonu i wydaje pierwszy bezpłatny odpis skrócony. Ten dokument będzie później potrzebny przy wielu sprawach: w banku, ZUS, ubezpieczalni czy u pracodawcy.
Nie ma potrzeby wykonywać od razu telefonów do każdej instytucji, z którą zmarły miał kontakt. W pierwszej kolejności skup się na tym, czego potrzebujesz do pochówku i na sprawach, których nie można przełożyć.
Co zrobić krok po kroku
1. Uzyskaj kartę zgonu
Karta zgonu jest dokumentem medycznym stanowiącym podstawę rejestracji zgonu. W praktyce sposób jej uzyskania zależy od miejsca i okoliczności śmierci.
Jeżeli zgon nastąpił w domu i był spodziewany, skontaktuj się z lekarzem lub placówką, która może zorganizować stwierdzenie zgonu. Jeżeli okoliczności są nagłe, niejasne albo istnieje podejrzenie wypadku lub przestępstwa, należy wezwać odpowiednie służby.
Nie organizuj dalszych formalności w USC, dopóki nie masz dokumentu pozwalającego zarejestrować zgon.
2. Zgłoś zgon w USC
Zgon zgłasza się w urzędzie stanu cywilnego właściwym dla miejsca zgonu. Co do zasady masz na to 3 dni od wystawienia karty zgonu. Jeżeli przyczyną zgonu była choroba zakaźna, termin jest krótszy i wynosi 24 godziny od chwili zgonu.
Do urzędu przygotuj kartę zgonu, dokument tożsamości zmarłego oraz własny dokument tożsamości. Po rejestracji urząd sporządzi akt zgonu i wyda jeden bezpłatny odpis skrócony.
Samo zgłoszenie zgonu powoduje także automatyczne wymeldowanie zmarłego i unieważnienie jego dowodu osobistego.
3. Zorganizuj pogrzeb i zachowaj wszystkie rachunki
Zakład pogrzebowy może przejąć dużą część spraw organizacyjnych, ale warto od początku zbierać dokumenty kosztowe. Zachowuj faktury i rachunki wystawione na osobę, która faktycznie poniosła koszt.
Będą one potrzebne między innymi przy wniosku o zasiłek pogrzebowy. Mogą mieć także znaczenie przy ubieganiu się o zwrot uzasadnionych kosztów pogrzebu z rachunku bankowego zmarłego.
Nie wyrzucaj również potwierdzeń płatności za cmentarz, transport, ceremonię czy inne usługi pogrzebowe.
4. Sprawdź świadczenia z ZUS i prawa związane z pracą
Po pogrzebie sprawdź, czy rodzinie przysługuje renta rodzinna, niezrealizowane świadczenie po zmarłym albo inne należności. Jeżeli zmarły pracował, skontaktuj się także z jego pracodawcą. Mogą występować należności z tytułu wynagrodzenia, ekwiwalentu za urlop, odprawy pośmiertnej, PPK lub ubezpieczenia grupowego.
Jeżeli to Ty jesteś pracownikiem i zmarła bliska Ci osoba, możesz również mieć prawo do zwolnienia od pracy nazywanego potocznie urlopem okolicznościowym.
5. Zabezpiecz sprawy bankowe i bieżące płatności
Nie korzystaj z karty, PIN-u ani bankowości internetowej zmarłego, nawet jeśli wcześniej miałeś zgodę na wykonywanie takich operacji. Pełnomocnictwa do indywidualnego rachunku co do zasady wygasają ze śmiercią jego posiadacza.
Jeżeli wiesz, w jakich bankach zmarły miał rachunki, poinformuj je o śmierci zgodnie z ich procedurą. Sprawdź też, jakie stałe płatności były wykonywane z konta: czynsz, energia, telefon, internet, raty kredytów czy ubezpieczenia. Po śmierci właściciela część zleceń może przestać być realizowana, a zobowiązania nadal mogą powstawać.
6. Ustal, czy jest testament i czy są długi
Przed podejmowaniem decyzji o spadku zbierz informacje o majątku i zobowiązaniach zmarłego. Sprawdź dokumenty, korespondencję, umowy kredytowe, rachunki, informacje o nieruchomościach, samochodzie, działalności gospodarczej oraz polisach.
Jeżeli podejrzewasz istnienie testamentu, sprawdź dokumenty pozostawione przez zmarłego i zapytaj notariusza o możliwość sprawdzenia Notarialnego Rejestru Testamentów. Brak wpisu w rejestrze nie oznacza jednak automatycznie, że testament nie istnieje, ponieważ rejestracja jest dobrowolna.
7. Zdecyduj, co zrobić ze spadkiem
Termin na złożenie oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku wynosi co do zasady 6 miesięcy od dnia, w którym dowiesz się o tytule swojego powołania do spadku. Nie zawsze jest to więc dokładnie dzień śmierci.
Jeżeli nie złożysz oświadczenia w terminie, zasadą jest przyjęcie spadku z dobrodziejstwem inwentarza. Jeżeli istnieje ryzyko dużych długów, nie podejmuj decyzji wyłącznie na podstawie przypuszczeń — najpierw spróbuj ustalić skład majątku i zobowiązań.
8. Pamiętaj o podatku od spadku
Jeżeli należysz do najbliższej rodziny i spełniasz warunki zwolnienia, zwykle kluczowe jest zgłoszenie nabycia na formularzu SD-Z2 w terminie 6 miesięcy liczonym od właściwego momentu potwierdzenia nabycia spadku.
Nie odkładaj tego do działu spadku. Podział majątku między spadkobierców jest późniejszym etapem i nie przesuwa automatycznie terminu na zgłoszenie nabycia.
Co warto przygotować w jednym miejscu
Załóż fizyczną teczkę albo jeden folder cyfrowy. Zbieraj w nim:
- odpis aktu zgonu,
- rachunki i faktury pogrzebowe,
- korespondencję z ZUS i pracodawcą,
- dokumenty bankowe i kredytowe,
- polisy ubezpieczeniowe,
- dokumenty dotyczące mieszkania, domu i samochodu,
- testament lub informacje o jego możliwym istnieniu,
- postanowienie sądu albo akt poświadczenia dziedziczenia,
- potwierdzenia złożenia formularzy podatkowych.
Takie uporządkowanie dokumentów zmniejsza ryzyko, że w kolejnych tygodniach kilka osób z rodziny będzie wykonywało te same czynności albo że ważny dokument zaginie.
Termin
Pierwsze dni: karta zgonu, USC i organizacja pogrzebu.
Do 12 miesięcy: w wielu typowych sytuacjach jest to termin istotny dla wniosku o zasiłek pogrzebowy i niezrealizowane świadczenie z ZUS.
6 miesięcy: może dotyczyć oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku oraz — osobno — zgłoszenia SD-Z2. Są to dwa różne terminy liczone od różnych zdarzeń.
Jeżeli masz wątpliwości co do daty początkowej któregoś terminu, ustal ją przed podejmowaniem decyzji.
Na co szczególnie uważać
Nie wypłacaj pieniędzy z konta zmarłego za pomocą jego karty ani loginu. Nie zakładaj też, że brak pisma z banku oznacza brak długów.
Nie czekaj z uporządkowaniem spadku do momentu, kiedy wszystkie inne sprawy zostaną zakończone. Część zobowiązań i terminów biegnie niezależnie od tego, czy rodzina jest już gotowa zajmować się sprawami majątkowymi.
Jeżeli w spadku są małoletnie dzieci, firma, majątek za granicą, nieznane długi albo spór między spadkobiercami, sytuacja może wymagać indywidualnej pomocy prawnej lub podatkowej.
Najczęstsze pytania
Czy wszystkie formalności trzeba załatwić w pierwszym tygodniu?
Nie. W pierwszych dniach najważniejsze są dokumenty potrzebne do rejestracji zgonu i pochówku. Sprawy bankowe, podatkowe i spadkowe można rozłożyć w czasie, ale trzeba znać dotyczące ich terminy.
Czy zakład pogrzebowy może załatwić wszystkie formalności?
Może pomóc w wielu sprawach związanych bezpośrednio z pochówkiem, a czasem również przy wniosku o zasiłek pogrzebowy. Nie zastąpi jednak rodziny w sprawach spadkowych, podatkowych, bankowych czy dotyczących większości umów.
Czy muszę od razu zamykać konto bankowe zmarłego?
Nie. Najpierw poinformuj bank i ustal procedurę. Prawo do środków wchodzących do spadku trzeba następnie wykazać odpowiednimi dokumentami.
Co jeśli nie wiem, czy zmarły miał długi?
Nie zgaduj. Zbierz dokumenty, sprawdź rachunki, umowy i korespondencję oraz rozważ formalne narzędzia pozwalające ustalić skład spadku. Jeżeli ryzyko długu jest istotne, decyzję o spadku warto skonsultować.
Czy potrzebuję prawnika?
Nie w każdej typowej sprawie. Profesjonalna pomoc jest szczególnie przydatna przy sporach, niejasnym testamencie, dużych długach, małoletnich spadkobiercach, majątku zagranicznym albo firmie zmarłego.
Co dalej
Jeżeli jesteś jeszcze przed rejestracją zgonu, przejdź do poradnika Karta zgonu i Akt zgonu.
Jeżeli pogrzeb już się odbył, pomocna będzie lista Formalności po pogrzebie.
Jeżeli najpilniejszym problemem jest majątek i zadłużenie, zacznij od Jak sprawdzić długi zmarłego i Odrzucenie spadku.