W skrócie
Karta zgonu to dokument medyczny sporządzany po stwierdzeniu śmierci. Jest potrzebna do zarejestrowania zgonu w urzędzie stanu cywilnego i przeprowadzenia dalszych formalności związanych z pochówkiem. Karta zgonu i akt zgonu to dwa różne dokumenty: pierwszy powstaje w związku ze stwierdzeniem śmierci, a drugi sporządza USC po zgłoszeniu zgonu.
Dla rodziny najważniejsze jest nie analizowanie medycznej treści dokumentu, ale sprawdzenie danych identyfikacyjnych i wiedza, co zrobić z kartą dalej.
Do czego potrzebna jest karta zgonu
Bez karty zgonu nie zarejestrujesz zgonu w USC w zwykłym trybie. To właśnie na jej podstawie urząd sporządza akt zgonu.
Karta zawiera dane potrzebne zarówno do ewidencji stanu cywilnego, jak i do czynności związanych z pochówkiem. Część informacji ma charakter medyczny i statystyczny. Rodzina nie musi ich samodzielnie interpretować.
W praktyce karta zgonu jest dokumentem „przejściowym”: otrzymujesz ją na początku procedury, a po rejestracji zgonu najważniejszym dokumentem dla większości dalszych spraw staje się odpis aktu zgonu.
Co zrobić krok po kroku
1. Ustal, kto stwierdza zgon
Jeżeli śmierć nastąpiła w szpitalu, placówka organizuje stwierdzenie zgonu w ramach swojej procedury.
Jeżeli zgon nastąpił w domu, sposób wezwania właściwej osoby zależy od okoliczności. Przy spodziewanej śmierci osoby chorej warto zacząć od kontaktu z placówką sprawującą nad nią opiekę. Przy nagłym zgonie, wypadku lub podejrzanych okolicznościach należy wezwać odpowiednie służby.
2. Odbierz kartę zgonu
Zapytaj, w jakiej formie i gdzie dokument będzie dostępny. W przypadku szpitala może istnieć określona procedura odbioru. Przy śmierci w domu informację otrzymasz od osoby stwierdzającej zgon.
Nie przekazuj jedynego egzemplarza przypadkowej osobie. Jeżeli zakład pogrzebowy ma pomóc w formalnościach, ustal dokładnie, w jakim zakresie działa w Twoim imieniu.
3. Sprawdź dane zmarłego
Przed wizytą w USC sprawdź przede wszystkim:
- imię i nazwisko,
- numer PESEL, jeśli został wpisany,
- datę i miejsce zgonu,
- inne dane identyfikacyjne, które możesz zweryfikować.
Jeżeli zauważysz oczywisty błąd, zgłoś go podmiotowi, który sporządził dokument. Lepiej wyjaśnić rozbieżność przed rejestracją niż później prostować kolejne dokumenty.
4. Przygotuj dokumenty do USC
Oprócz karty zgonu przygotuj dowód osobisty zmarłego oraz swój dokument tożsamości. Zgon zgłaszasz w USC właściwym dla miejsca śmierci, a nie miejsca zameldowania zmarłego.
Jeżeli np. osoba mieszkała w Łodzi, ale zmarła podczas pobytu w szpitalu w Warszawie, właściwość USC wynika z miejsca zgonu.
5. Zgłoś zgon w terminie
Co do zasady na zgłoszenie masz 3 dni od wystawienia karty zgonu. W przypadku śmierci wskutek choroby zakaźnej termin wynosi 24 godziny od chwili zgonu.
Po zgłoszeniu zgonu USC sporządzi akt zgonu i wyda jeden bezpłatny odpis skrócony.
Jakie informacje zawiera karta zgonu
Zakres danych wynika z przepisów. Dokument może obejmować między innymi dane identyfikacyjne zmarłego, datę i miejsce śmierci lub znalezienia zwłok, informacje o osobie stwierdzającej zgon oraz dane dotyczące przyczyny śmierci.
Nie wszystkie pola są informacją, którą rodzina musi znać lub wykorzystywać. Część jest potrzebna do celów medycznych, statystycznych i administracyjnych.
Jeżeli jakaś informacja nie jest możliwa do ustalenia, przepisy przewidują sytuacje, w których karta może zostać sporządzona bez części danych.
Karta zgonu a akt zgonu — najważniejsza różnica
Karta zgonu powstaje w związku ze stwierdzeniem śmierci i jest potrzebna do jej rejestracji.
Akt zgonu sporządza USC. To odpis aktu zgonu będziesz później przedstawiać w banku, ubezpieczalni, ZUS lub innych instytucjach, jeżeli będą go wymagały.
Nie warto więc wykonywać wielu kopii karty zgonu „na zapas”. W dalszych formalnościach znacznie częściej używany jest akt zgonu.
Czy karta zgonu kosztuje
Samo wystawienie karty zgonu w związku ze stwierdzeniem śmierci nie jest usługą, za którą rodzina powinna płacić jak za prywatne zaświadczenie. Mogą natomiast powstać inne koszty związane z transportem, usługami pogrzebowymi czy dodatkowymi czynnościami niezwiązanymi bezpośrednio z wystawieniem dokumentu.
Jeżeli ktoś żąda od Ciebie opłaty „za kartę zgonu”, zapytaj dokładnie, czego dotyczy kwota.
Termin
Karta zgonu: sporządzana jest po stwierdzeniu zgonu.
USC: zgon należy co do zasady zgłosić do 3 dni od wystawienia karty.
Choroba zakaźna: termin zgłoszenia wynosi 24 godziny od zgonu.
Najczęstsze błędy
Najczęstsze pomyłki to mylenie karty zgonu z aktem zgonu, udanie się do USC właściwego dla miejsca zamieszkania zamiast miejsca zgonu oraz brak sprawdzenia danych na dokumencie.
Nie zakładaj także, że zakład pogrzebowy „załatwia wszystko”. Może reprezentować rodzinę w określonych czynnościach, ale powinieneś wiedzieć, jakie dokumenty mu przekazujesz i w jakim celu.
Najczęstsze pytania
Zmarł mój tata w domu. Kto wystawia kartę zgonu?
W typowej sytuacji naturalnej śmierci potrzebny jest lekarz stwierdzający zgon. Jeżeli śmierć była nagła lub okoliczności są podejrzane, dalszy tryb mogą określić służby.
Czy zakład pogrzebowy może wystawić kartę zgonu?
Nie. Zakład pogrzebowy nie jest podmiotem sporządzającym medyczną kartę zgonu.
Czy karta zgonu jest tym samym co akt zgonu?
Nie. Karta jest potrzebna do zgłoszenia zgonu, natomiast akt zgonu sporządza USC.
Czy muszę mieć kopię karty zgonu do banku?
W typowych sprawach bankowych instytucje posługują się aktem zgonu lub jego odpisem, nie kartą zgonu.
Co jeśli na karcie jest błąd?
Skontaktuj się z podmiotem, który sporządził dokument, i wyjaśnij błąd przed rejestracją zgonu w USC.
Co dalej
Gdy masz kartę zgonu, kolejnym krokiem jest Akt zgonu — gdzie go uzyskać i co będzie potrzebne.